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14 ottobre 2016

Come organizzare un evento di piazza: dal palco alle luci, cose da sapere

Come organizzare un evento di piazza
Come organizzare un evento di piazza

Come organizzare un evento di piazza

Consigli su come organizzare un evento di piazza, musicale, culturale o aziendale: dal palco alle luci e catering, ecco le regole da sapere.

Quando si vuole promuovere un prodotto, organizzare una manifestazione, un concerto o una sfilata, occorre considerare diverse variabili.

La buona riuscita di un evento dipende da tanti fattori. E’ quindi importante sapere cosa fare e quali sono le tempistiche da rispettare.

Conoscere i costi di ogni singola operazione e stabilire un budget, affidarsi ad esperti del settore e puntare sulla qualità, garantiranno di sicuro un gratificante successo finale.

Ma come organizzare un evento? Innanzitutto occorre stabilire quali sono le priorità sulle quali investire maggiore tempo ed energia.

Se si tratta dell’organizzazione di un concerto, di uno spettacolo teatrale o di una sfilata, allora il palco, le luci e l’acustica avranno un ruolo fondamentale.

Se invece si vuole progettare un evento di beneficenza, una fiera o un meeting, allora sarà la scelta del catering ad influire sul risultato finale. La chiave del successo, in ogni caso, risiede nella buona organizzazione. Stabilire una scaletta e avere chiare in mente le cose da fare e gli obiettivi da realizzare agevolerà di molto il lavoro.

Come organizzare un evento musicale, culturale o di beneficenza: la scelta del palco e delle luci

La prima cosa da fare è quindi quella di stabilire degli obiettivi da raggiungere. Insieme alle cose da fare, bisogna anche tenere conto di eventuali imprevisti che possono modificare i propri piani. In questa fase potrebbe essere utile stilare una scaletta, così da avere in sempre in chiaro le priorità in ogni fase dell’organizzazione.

Altro aspetto da non sottovalutare è la disponibilità economica. Occorre inoltre informarsi perchè alcune manifestazioni prevedono anche delle sovvenzioni. Il budget a disposizione deve essere suddiviso in maniera tale da evitare sprechi o insufficienze. Occorre essere molto chiari con i fornitori, con i propri collaboratori e avere sempre più preventivi da poter considerare.

E’ in questa fase, invece, che occorre dare priorità ad alcuni aspetti fondamentali della propria manifestazione. Come organizzare un evento musicale o culturale di successo? Occorre investire sul palco e sulle luci. La scelta di alcuni aspetti tecnici diventa una priorità, perchè l’attenzione degli invitati sarà focalizzata soprattutto su questi elementi. Meglio affidarsi quindi ad esperti del settore, in grado di soddisfare qualsiasi esigenza. In questo modo si potranno conoscere anche ulteriori servizi che possono contribuire al successo della propria manifestazione. E si potrà usufruire del noleggio palchi, addobbi o strumentazione tecnica e acustica.

Avere al proprio fianco uno staff qualificato, e soprattutto motivato, renderà il lavoro più semplice. Essere chiari, fare riunioni ed esporre le proprie idee, aiuterà anche a raccogliere eventuali consigli. Ma anche a delegare parte del lavoro alle perone più qualificate.

Catering e comunicazione: ecco come organizzare un evento di successo

La scelta della location è fondamentale, e bisogna considerare attentamente quali sono gli spazi di cui si necessita per la propria manifestazione. Il numero degli invitati, il tipo di esibizione o spettacolo e la stagione incideranno sulla scelta finale. Anche in questo caso, affidarsi a persone qualificate per la scelta dei decori e degli allestimenti potrebbe rivelarsi una mossa vincente.

Inoltre, un altro aspetto da considerare per sapere come organizzare un evento di successo, è certamente la scelta del catering. Buon cibo e un servizio efficiente possono fare la differenza. Soprattutto se si sta organizzando un evento aziendale, un meeting o un evento di beneficenza o no profit.

Infine, non resta che scegliere la data, che dovrebbe essere possibilmente lontana da altri giorni festivi. In questo modo sarà garantita la massima adesione da parte di tutti gli invitati che dovranno venire a conoscenza della manifestazione almeno sei settimane prima. Da non sottovalutare è la promozione del proprio evento, che può avvenire attraverso inviti personali, oppure locandine e campagne promozionali. Tutto dipenderà dalla tipologia della manifestazione. Oltre che dal target di cui si intende richiamare l’attenzione.


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