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Gestione del tempo in maniera efficace per massimi risultati

Redazione Controcampus 16 Febbraio 2011
R. C.
19/04/2024

Il tempo è cosa ne facciamo di esso, cos'è la gestione del tempo e come ottimizzarlo al meglio per ottenere migliori risultati.

Presi, nell’era odierna, da un turbine di impegni e attività, interessi e appuntamenti, scadenze, esami e prove, diventa indispensabile fermarsi a riflettere su come impieghiamo le ventiquattro ore che abbiamo a disposizione quotidianamente. Studenti e docenti, impiegati e dirigenti, liberi professionisti e ricercatori si trovano a dover fare i conti con una delle risorse più preziose e limitate che la vita ci dispensa. Teoricamente le attività che potremmo svolgere sono infinite, mentre il tempo che abbiamo a disposizione per svolgerle è finito. Dunque diventa necessario decidere consapevolmente cosa fare e a cosa rinunciare, così come cosa fare prima e cosa rimandare. Per comprendere meglio il concetto di gestione del tempo è utile riflettere sulle due principali direttrici che determinano le azioni che intraprendiamo: l’importanza e l’urgenza. La prima riguarda il “valore” dell’attività stessa, mentre la seconda riguarda la relazione tra l’attività in questione e la scadenza temporale per portarla a termine. Facciamo un esempio. Ciascuno, all’interno della propria routine lavorativa o di studio, ha da svolgere attività diverse tra loro. Diverse in relazione alla loro importanza e alla loro urgenza. Ipotizziamo che una persona abbia da svolgere settimanalmente cinque differenti attività: scrivere relazioni, effettuare telefonate, compilare delle tabelle, studiare determinati documenti ed effettuare due visite sul campo.

Queste cinque attività hanno tutte una propria importanza per la gestione del tempo, e, allo stesso tempo, una loro urgenza in relazione alla scadenza prevista. Ora il punto è che il tempo dedicato a ciascuna attività, così come l’ordine di esecuzione di ciascuna, ovviamente insieme alla qualità dell’esecuzione, determineranno i risultati finali che otterremo. L’importanza e l’urgenza delle attività che dobbiamo svolgere determina il concetto di priorità. Teoricamente dovremmo svolgere le nostre attività quotidiane in base alla priorità che hanno. Consideriamo il seguente schema, dove in orizzontale, crescente da sinistra a destra, troviamo la variabile “importanza”, mentre in verticale, crescente dal basso verso l’alto, troviamo la variabile “urgenza”.

In realtà nel decidere cosa fare e in che ordine farla, dovremmo porci una ben precisa domanda: “se fossi costretto a dover rinunciare a qualcuna delle attività previste per la giornata, quale sarebbe quella che comporta meno perdite”? Probabilmente iniziare la giornata con attività più piacevoli di altre, ci predispone positivamente e ci fa partire con maggiore slancio. Ma dobbiamo fare i conti con il fatto che la routine quotidiana è piena di imprevisti. Ecco quindi che, poiché il rischio di non avere sufficiente tempo per svolgere tutto è sempre presente, diventa cruciale decidere cosa fare e in che ordine farlo. L’ordine di esecuzione delle varie attività è in relazione anche alla qualità dell’esecuzione stessa. E’ evidente infatti che i nostri livelli di energia e concentrazione abbiano dei limiti. Anche per questa ragione decidere di svolgere un’attività durante le prime ore della mattina, nel pomeriggio o alla sera, influirà sulla qualità dell’esecuzione stessa. In un “mondo ideale” le attività che ci troviamo a svolgere dovrebbero essere preferibilmente nel quadrante “D”, quello delle attività molto importanti ma poco urgenti. In questo caso ci troveremmo a svolgere azioni della massima importanza, ma senza subire la morsa del tempo che può generarci ansia e tensione.

La realtà più diffusa invece, molto spesso, è quella di trovarsi alle prese con azioni molto urgenti e molto importanti. Dovendo svolgere molte attività, tutte soggette a “scadenza imminente”, ecco che ci troviamo “nel pallone”. Da queste considerazione nasce l’idea di programmare le proprie attività in modo tale da poter gestirle progressivamente prima che diventino urgenti, ovvero “troppo prossime alla loro scadenza”.

Qualcuno obietterà che è impossibile programmare tutte le attività, dal momento che nell’ambito sia professionale che personale, ci sono una miriade di imprevisti pronti a “sabotare” i nostri buoni propositi. Ma il punto è proprio questo!

Proprio perché esistono una miriade di imprevisti non programmabili e pronti a far saltare i nostri piani, diventa di vitale importanza avere tali piani! Immaginate infatti il risultato disastroso che si avrebbe se gli imprevisti ci impedissero di portare a termine proprio le attività più importanti e vitali che noi, per nostra libera scelta, abbiamo deciso di posticipare.

Così come anche di fronte ad una scadenza imminente può risultare più opportuno dedicarsi ad altra attività se questa risulta essere più importante e “vitale” rispetto a quella prossima alla scadenza (interrompere una determinata attività per dedicarsi ad un’altra che andrebbe conclusa entro un determinato orario potrebbe non essere la scelta migliore, perché il “danno” conseguente dal non dedicarsi alla prima potrebbe essere ben maggiore del “danno” derivante dal non portare a termine la seconda!

Nella mia attività quotidiana di formatore mi sono trovato molto spesso di fronte a professionisti che mi hanno candidamente confidato: “nell’ aprire la mia posta elettronica mi sembra coretto leggere le e mail secondo l’ordine del loro arrivo..”, oppure: “dovendo effettuare due visite a clienti, preferisco andare prima da Tizio e poi da Caio, perché Tizio è più simpatico e mi mette di buon umore, mentre Caio è più “impegnativo” e antipatico..”.

Capite bene che non può essere questo il criterio di gestione del tempo! Perché nel leggere le e mail dovremmo chiederci: “qual è prioritario che legga prima? A chi devo rispondere prima? Quale e mail posso anche non leggere o leggere più tardi?”. Allo stesso modo, per le visite a clienti, dovremmo chiederci: “qual è il cliente più importante da visitare per primo? Se subentrasse un imprevisto e fossi costretto a perdere una delle due visite, quale perdita sarebbe meno grave delle due?

Dovendo programmare una visita alla mattina e una al pomeriggio, quale cliente è più probabile che trovi maggiormente disponibile alla mattina e quale al pomeriggio?”.

Anche per gli studenti valgono gli stessi presupposti per la gestione del tempo.

Avendo tempo ed energie limitati per preparare gli esami, e dovendo spesso preparare più esami contemporaneamente, è fondamentale programmare non solo la mole di studio quotidiano in vista della scadenza degli esami, ma anche l’ordine di tale studio. Cioè diventa vitale cosa studiare prima e quando, in riferimento alle ore della giornata.

Se poi consideriamo che anche gli studenti devono fare i conti con imprevisti quotidiani è facile comprendere che una buona programmazione dello studio deve considerare di non poter contare su tutte le ore teoriche libere.. bensì su molte meno! Se si hanno sessanta giorni per preparare un esame non è ottimale suddividere tale mole di studio per sessanta giorni, bensì considerare di doverla terminare in almeno tre quarti del tempo.

In questo modo, se non ci sono imprevisti, si avrà più tempo per ripassare e approfondire ulteriormente, mentre se ci saranno imprevisti, questi non comprometteranno la tabella di marcia ipotizzata. Se si vuole realmente prendere consapevolezza della propria attitudine e abilità nella gestione del tempo è possibile svolgere un’utile analisi, semplice quanto “potente”. E’ necessario semplicemente un foglio e una penna (chi preferisce può utilizzare un computer), sul quale creare un semplice schema fatto di sette colonne e una decina di righe.

In testa alle colonne scriverà il giorno della settimana, mentre in orizzontale riporterà le fasce orarie, dalle 08:00 alle 09:00, dalle 09:00 alle 10:00 e così via. L’obiettivo di tale lavoro è quello di riportare fedelmente le attività svolte in ciascuna fascia oraria o frazione di essa. Fedelmente significa scrivere esattamente e sinceramente cosa si è fatto nei minuti di ciascuna fascia oraria. Se si avrà il “coraggio” di annotare tutto ciò che si pratica nel corso delle 8-10 ore quotidiane “lavorative”.. si scoprirà come si impiega il proprio tempo.

E premetto che potrebbe trattarsi di una “cruda” scoperta! Perché riportare fedelmente in una tabella le proprie attività (tutte!), significa scrivere anche “telefonate personali”, “navigazione di svago su internet”, “lettura e scrittura di e mail di piacere”, “pause caffè”, “attività superflue”, “tempi morti”.

E potrebbe meravigliare notevolmente la presa di consapevolezza di quante preziose ore della nostra vita professionale e personale siano dedicate ad attività a bassissimo “valore aggiunto”! Allo stesso tempo si avrebbe una ben precisa fotografia delle propria capacità di svolgere le diverse attività secondo l’ordine della “priorità”, piuttosto che del “piacere” o dell’abitudine. Il tempo è cosa ne facciamo di esso. Essendo la nostra vita scandita del tempo..la vita stessa è ciò che ne facciamo di essa. Buona gestione del tempo e della vostra vita!

© Riproduzione Riservata
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Redazione Controcampus Controcampus è Il magazine più letto dai giovani su: Scuola, Università, Ricerca, Formazione, Lavoro. Controcampus nasce nell’ottobre 2001 con la missione di affiancare con la notizia e l’informazione, il mondo dell’istruzione e dell’università. Il suo cuore pulsante sono i giovani, menti libere e non compromesse da nessun interesse di parte. Il progetto è ambizioso e Controcampus cresce e si evolve arricchendo il proprio staff con nuovi giovani vogliosi di essere protagonisti in un’avventura editoriale. Aumentano e si perfezionano le competenze e le professionalità di ognuno. Questo porta Controcampus, ad essere una delle voci più autorevoli nel mondo accademico. Il suo successo si riconosce da subito, principalmente in due fattori; i suoi ideatori, giovani e brillanti menti, capaci di percepire i bisogni dell’utenza, il riuscire ad essere dentro le notizie, di cogliere i fatti in diretta e con obiettività, di trasmetterli in tempo reale in modo sempre più semplice e capillare, grazie anche ai numerosi collaboratori in tutta Italia che si avvicinano al progetto. Nascono nuove redazioni all’interno dei diversi atenei italiani, dei soggetti sensibili al bisogno dell’utente finale, di chi vive l’università, un’esplosione di dinamismo e professionalità capace di diventare spunto di discussioni nell’università non solo tra gli studenti, ma anche tra dottorandi, docenti e personale amministrativo. Controcampus ha voglia di emergere. Abbattere le barriere che il cartaceo può creare. Si aprono cosi le frontiere per un nuovo e più ambizioso progetto, per nuovi investimenti che possano demolire le barriere che un giornale cartaceo può avere. Nasce Controcampus.it, primo portale di informazione universitaria e il trend degli accessi è in costante crescita, sia in assoluto che rispetto alla concorrenza (fonti Google Analytics). I numeri sono importanti e Controcampus si conquista spazi importanti su importanti organi d’informazione: dal Corriere ad altri mass media nazionale e locali, dalla Crui alla quasi totalità degli uffici stampa universitari, con i quali si crea un ottimo rapporto di partnership. Certo le difficoltà sono state sempre in agguato ma hanno generato all’interno della redazione la consapevolezza che esse non sono altro che delle opportunità da cogliere al volo per radicare il progetto Controcampus nel mondo dell’istruzione globale, non più solo università. Controcampus ha un proprio obiettivo: confermarsi come la principale fonte di informazione universitaria, diventando giorno dopo giorno, notizia dopo notizia un punto di riferimento per i giovani universitari, per i dottorandi, per i ricercatori, per i docenti che costituiscono il target di riferimento del portale. Controcampus diventa sempre più grande restando come sempre gratuito, l’università gratis. L’università a portata di click è cosi che ci piace chiamarla. Un nuovo portale, un nuovo spazio per chiunque e a prescindere dalla propria apparenza e provenienza. Sempre più verso una gestione imprenditoriale e professionale del progetto editoriale, alla ricerca di un business libero ed indipendente che possa diventare un’opportunità di lavoro per quei giovani che oggi contribuiscono e partecipano all’attività del primo portale di informazione universitaria. Sempre più verso il soddisfacimento dei bisogni dei nostri lettori che contribuiscono con i loro feedback a rendere Controcampus un progetto sempre più attento alle esigenze di chi ogni giorno e per vari motivi vive il mondo universitario. La Storia Controcampus è un periodico d’informazione universitaria, tra i primi per diffusione. Ha la sua sede principale a Salerno e molte altri sedi presso i principali atenei italiani. Una rivista con la denominazione Controcampus, fondata dal ventitreenne Mario Di Stasi nel 2001, fu pubblicata per la prima volta nel Ottobre 2001 con un numero 0. Il giornale nei primi anni di attività non riuscì a mantenere una costanza di pubblicazione. Nel 2002, raggiunta una minima possibilità economica, venne registrato al Tribunale di Salerno. Nel Settembre del 2004 ne seguì la registrazione ed integrazione della testata www.controcampus.it. Dalle origini al 2004 Controcampus nacque nel Settembre del 2001 quando Mario Di Stasi, allora studente della facoltà di giurisprudenza presso l’Università degli Studi di Salerno, decise di fondare una rivista che offrisse la possibilità a tutti coloro che vivevano il campus campano di poter raccontare la loro vita universitaria, e ad altrettanta popolazione universitaria di conoscere notizie che li riguardassero. Il primo numero venne diffuso all’interno della sola Università di Salerno, nei corridoi, nelle aule e nei dipartimenti. Per il lancio vennero scelti i tre giorni nei quali si tenevano le elezioni universitarie per il rinnovo degli organi di rappresentanza studentesca. In quei giorni il fermento e la partecipazione alla vita universitaria era enorme, e l’idea fu proprio quella di arrivare ad un numero elevatissimo di persone. Controcampus riuscì a terminare le copie date in stampa nel giro di pochissime ore. Era un mensile. La foliazione era di 6 pagine, in due colori, stampate in 5.000 copie e ristampa di altre 5.000 copie (primo numero). Come sede del giornale fu scelto un luogo strategico, un posto che potesse essere d’aiuto a cercare fonti quanto più attendibili e giovani interessati alla scrittura ed all’ informazione universitaria. La prima redazione aveva sede presso il corridoio della facoltà di giurisprudenza, in un locale adibito in precedenza a magazzino ed allora in disuso. La redazione era quindi raccolta in un unico ambiente ed era composta da un gruppo di ragazzi, di studenti (oltre al direttore) interessati all’idea di avere uno spazio e la possibilità di informare ed essere informati. Le principali figure erano, oltre a Mario Di Stasi: Giovanni Acconciagioco, studente della facoltà di scienze della comunicazione Mario Ferrazzano, studente della facoltà di Lettere e Filosofia Il giornale veniva fatto stampare da una tipografia esterna nei pressi della stessa università di Salerno. Nei giorni successivi alla prima distribuzione, molte furono le persone che si avvicinarono al nuovo progetto universitario, chi per cercarne una copia, chi per poter partecipare attivamente. Stava per nascere un nuovo fenomeno mai conosciuto prima, Controcampus, “il periodico d’informazione universitaria”. “L’università gratis, quello che si può dire e quello che altrimenti non si sarebbe detto”, erano questi i primi slogan con cui si presentava il periodico, quasi a farne intendere e precisare la sua intenzione di università libera e senza privilegi, informazione a 360° senza censure. Il giornale, nei primi numeri, era composto da una copertina che raccoglieva le immagini (foto) più rappresentative del mese, un sommario e, a seguire, Campus Voci, la pagina del direttore. La quarta pagina ospitava l’intervista al corpo docente e o amministrativo (il primo numero aveva l’intervista al rettore uscente G. Donsi e al rettore in carica R. Pasquino). Nelle pagine successive era possibile leggere la cronaca universitaria. A seguire uno spazio dedicato all’arte (poesia e fumettistica). I caratteri erano stampati in corpo 10. Nel Marzo del 2002 avvenne un primo essenziale cambiamento: venne creato un vero e proprio staff di lavoro, il direttore si affianca a nuove figure: un caporedattore (Donatella Masiello) una segreteria di redazione (Enrico Stolfi), redattori fissi (Antonella Pacella, Mario Bove). Il periodico cambia l’impaginato e acquista il suo colore editoriale che lo accompagnerà per tutto il percorso: il blu. Viene creata una nuova testata che vede la dicitura Controcampus per esteso e per riflesso (specchiato), a voler significare che l’informazione che appare è quella che si riflette, quello che, se non fatto sapere da Controcampus, mai si sarebbe saputo (effetto specchiato della testata). La rivista viene stampa in una tipografia diversa dalla precedente, la redazione non aveva una tipografia propria, ma veniva impaginata (un nuovo e più accattivante impaginato) da grafici interni alla redazione. Aumentarono le pagine (24 pagine poi 28 poi 32) e alcune di queste per la prima volta vengono dedicate alla pubblicità. Viene aperta una nuova sede, questa volta di due stanze. Nel Maggio 2002 la tiratura cominciò a salire, fu l’anno in cui Mario Di Stasi ed il suo staff decisero di portare il giornale in edicola ad un prezzo simbolico di € 0,50. Il periodico era cosi diventato la voce ufficiale del campus salernitano, i temi erano sempre più scottanti e di attualità. Numero dopo numero l’obbiettivo era diventato non più e soltanto quello di informare della cronaca universitaria, ma anche quello di rompere tabù. Nel puntuale editoriale del direttore si poteva ascoltare la denuncia, la critica, la voce di migliaia di giovani, in un periodo storico che cominciava a portare allo scoperto i risultati di una cattiva gestione politica e amministrativa del Paese e mostrava i primi segni di una poi calzante crisi economica, sociale ed ideologica, dove i giovani venivano sempre più messi da parte. Disabilità, corruzione, baronato, droga, sessualità: sono questi alcuni dei temi che il periodico affronta. Nel 2003 il comune di Salerno viene colto da un improvviso “terremoto” politico a causa della questione sul registro delle unioni civili, “terremoto” che addirittura provoca le dimissioni dell’assessore Piero Cardalesi, favorevole ad una battaglia di civiltà (cit. corriere). Nello stesso periodo Controcampus manda in stampa, all’insaputa dell’accaduto, un numero con all’interno un’ inchiesta sulla omosessualità intitolata “dirselo senza paura” che vede in copertina due ragazze lesbiche. Il fatto giunge subito all’attenzione del caporedattore G. Boyano del corriere del mezzogiorno. È cosi che Controcampus entra nell’attenzione dei media, prima locali e poi nazionali. Nel 2003 Mario Di Stasi avverte nell’aria segnali di cambiamento sia della società che rispetto al periodico Controcampus. Pensa allora di investire ulteriormente sul progetto, in redazione erano presenti nuove figure: Ernesto Natella, Laura Muro, Emilio C. Bertelli, Antonio Palmieri. Il periodico aumenta le pagine, (44 pagine e poi 60 pagine), è stampato interamente a colori, la testata è disegnata più piccola e posizionata al lato sinistro della prima pagina. La redazione si trasferisce in una nuova sede, presso la palazzina E.di.su del campus di Salerno, questa volta per concessione dell’allora presidente dell’E.di.su, la Professoressa Caterina Miraglia che crede in Controcampus. Nello stesso anno Controcampus per la prima volta entra nel mondo del Web e a farne da padrino è Antonio Palmieri, allora studente della facoltà di Economia, giovane brillante negli studi e nelle sue capacità web. Crea un portale su piattaforma CMS realizzato in asp. È la nascita di www.controcampus.it e l’inizio di un percorso più grande. Controcampus è conosciuto in tutti gli atenei italiani, grazie al rapporto e collaborazione che si instaura con gli uffici stampa di ogni ateneo, grazie alla distribuzione del cartaceo ed alla nuova iniziativa manageriale di aprire sedi - redazioni in tutta Italia. Nel 2004 Mario Di Stasi, Antonio Palmieri, Emilio C. Bertelli e altri redattori del periodico controcampus vengono eletti rappresentanti di facoltà. Questo non permette di sporcare l’indirizzo e linea editoriale di Controcampus, che resta libera da condizionamenti di partito, ma offre la possibilità di poter accedere a finanziamenti provenienti dalla stessa Università degli Studi di Salerno che, insieme alla pubblicità, permettono di aumentare gli investimenti del gruppo editoriale. Ciò nonostante Controcampus rispetto alla concorrenza doveva contare solamente sulle proprie forze. La forza del giornale stava nella fiducia che i lettori avevano ormai riposto nel periodico. I redattori di Controcampus diventarono 15, le redazioni nelle varie università italiane aumentavano. Tutto questo faceva si che il periodico si consolidasse, diventando punto di riferimento informativo non soltanto più dei soli studenti ma anche di docenti, personale e politici, interessati a conoscere l’informazione universitaria. Gli stessi organi dell’istruzione quali Miur e Crui intrecciavano rapporti di collaborazione con il periodico. Dal 2005 al 2009 A partire dal 2005 Controcampus e www.controcampus.it ospitano delle rubriche fisse. Le principali sono: Università, la rubrica dedicata alle notizie istituzionali Uni Nord, Uni Centro e Uni Sud, rubriche dedicate alla cronaca universitaria Cominciano inoltre a prender piede informazioni di taglio più leggero come il gossip che anche nel contesto universitario interessa. La redazione di Controcampus intuisce che il gossip può permettergli di aumentare il numero di lettori e fedeli e nasce cosi da controcampus anche una iniziativa che sarà poi riproposta ogni anno, Elogio alla Bellezza, un concorso di bellezza che vede protagonisti studenti, docenti e personale amministrativo. Dal 2006 al 2009 la rivista si consolida ma la difficoltà di mantenete una tiratura nazionale si fa sentire anche per forza della crisi economia che investe il settore della carta stampata. Dal 2009 ad oggi Nel maggio del 2009 Mario Di Stasi, nel tentativo di voler superare qualsiasi rischio di chiusura del periodico e colto dall’interesse sempre maggiore dell’informazione sul web (web 2.0 ecc), decide di portare l’intero periodico sul web, abbandonando la produzione in stampa. Nasce un nuovo portale: www.controcampus.it su piattaforma francese Spip. Questo se da un lato presenta la forza di poter interessare e raggiungere un vastissimo pubblico (le indicizzazioni lo dimostrano), dall’altro lato presenta subito delle debolezze dovute alla cattiva programmazione dello stesso portale. Nel 2012 www.controcampus.it si rinnova totalmente, Mario Di Stasi porta con se un nuovo staff: Pasqualina Scalea (Caporedattore), Dora Della Sala (Vice Caporedattore), Antonietta Amato (segreteria di Redazione) Antonio Palmieri (Responsabile dell’area Web) Lucia Picardo (Area Marketing), Rosario Santitoro ( Area Commerciale). Ci sono nuovi responsabili di area, ciascuno dei quali è a capo di una redazione nelle diverse sedi dei principali Atenei Italiani: sono nuovi giovani vogliosi di essere protagonisti in un’avventura editoriale. Aumentano e si perfezionano le competenze e le professionalità di ognuno. Questo porta Controcampus ad essere una delle voci più autorevoli nel mondo accademico. Nel 2013 www.controcampus.it si aplia, il portale d'informazione universitario, diventa un network. Una nuova edizione, non più un periodico ma un quotidiano anzi un notiziario in tempo reale. Nasce il Magazine Controcampus, nascono nuovi contenuti: scuola, università, ricerca, formazione e lavoro. Nascono ulteriori piattaforme collegate alla webzine, non solo informazione ma servizi come bacheche, appunti, ricerca lavoro e anche nuovi servizi sociali. Certo le difficoltà sono state sempre in agguato ma hanno generato all’interno della redazione la consapevolezza che esse non sono altro che delle opportunità da cogliere al volo per radicare il progetto Controcampus nel mondo dell’istruzione globale, non più solo università. Controcampus diventa sempre più grande restando come sempre gratuito. Un nuovo portale, un nuovo spazio per chiunque e a prescindere dalla propria apparenza e provenienza. Sempre più verso una gestione imprenditoriale e professionale del progetto editoriale, alla ricerca di un business libero ed indipendente che possa diventare un’opportunità di lavoro per quei giovani che oggi contribuiscono e partecipano all’attività del primo portale di informazione universitaria. Sempre più verso il soddisfacimento dei bisogni dei lettori che contribuiscono con i loro feedback a rendere Controcampus un progetto sempre più attento alle esigenze di chi ogni giorno e per vari motivi vive il mondo universitario. Leggi tutto