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16 febbraio 2011

L’efficace gestione del tempo

Il tempo è cosa ne facciamo di esso.Cos’è la gestione del tempo.

Presi, nell’era odierna, da un turbine di impegni e attività, interessi e appuntamenti, scadenze, esami e prove, diventa indispensabile fermarsi a riflettere su come impieghiamo le ventiquattro ore che abbiamo a disposizione quotidianamente. Studenti e docenti, impiegati e dirigenti, liberi professionisti e ricercatori si trovano a dover fare i conti con una delle risorse più preziose e limitate che la vita ci dispensa. Teoricamente le attività che potremmo svolgere sono infinite, mentre il tempo che abbiamo a disposizione per svolgerle è finito. Dunque diventa necessario decidere consapevolmente cosa fare e a cosa rinunciare, così come cosa fare prima e cosa rimandare. Per comprendere meglio il concetto di gestione del tempo è utile riflettere sulle due principali direttrici che determinano le azioni che intraprendiamo: l’importanza e l’urgenza. La prima riguarda il “valore” dell’attività stessa, mentre la seconda riguarda la relazione tra l’attività in questione e la scadenza temporale per portarla a termine. Facciamo un esempio. Ciascuno, all’interno della propria routine lavorativa o di studio, ha da svolgere attività diverse tra loro. Diverse in relazione alla loro importanza e alla loro urgenza. Ipotizziamo che una persona abbia da svolgere settimanalmente cinque differenti attività: scrivere relazioni, effettuare telefonate, compilare delle tabelle, studiare determinati documenti ed effettuare due visite sul campo.

Queste cinque attività hanno tutte una propria importanza per la gestione del tempo, e, allo stesso tempo, una loro urgenza in relazione alla scadenza prevista. Ora il punto è che il tempo dedicato a ciascuna attività, così come l’ordine di esecuzione di ciascuna, ovviamente insieme alla qualità dell’esecuzione, determineranno i risultati finali che otterremo. L’importanza e l’urgenza delle attività che dobbiamo svolgere determina il concetto di priorità. Teoricamente dovremmo svolgere le nostre attività quotidiane in base alla priorità che hanno. Consideriamo il seguente schema, dove in orizzontale, crescente da sinistra a destra, troviamo la variabile “importanza”, mentre in verticale, crescente dal basso verso l’alto, troviamo la variabile “urgenza”.

In realtà nel decidere cosa fare e in che ordine farla, dovremmo porci una ben precisa domanda: “se fossi costretto a dover rinunciare a qualcuna delle attività previste per la giornata, quale sarebbe quella che comporta meno perdite”? Probabilmente iniziare la giornata con attività più piacevoli di altre, ci predispone positivamente e ci fa partire con maggiore slancio. Ma dobbiamo fare i conti con il fatto che la routine quotidiana è piena di imprevisti. Ecco quindi che, poiché il rischio di non avere sufficiente tempo per svolgere tutto è sempre presente, diventa cruciale decidere cosa fare e in che ordine farlo. L’ordine di esecuzione delle varie attività è in relazione anche alla qualità dell’esecuzione stessa. E’ evidente infatti che i nostri livelli di energia e concentrazione abbiano dei limiti. Anche per questa ragione decidere di svolgere un’attività durante le prime ore della mattina, nel pomeriggio o alla sera, influirà sulla qualità dell’esecuzione stessa. In un “mondo ideale” le attività che ci troviamo a svolgere dovrebbero essere preferibilmente nel quadrante “D”, quello delle attività molto importanti ma poco urgenti. In questo caso ci troveremmo a svolgere azioni della massima importanza, ma senza subire la morsa del tempo che può generarci ansia e tensione.

La realtà più diffusa invece, molto spesso, è quella di trovarsi alle prese con azioni molto urgenti e molto importanti. Dovendo svolgere molte attività, tutte soggette a “scadenza imminente”, ecco che ci troviamo “nel pallone”. Da queste considerazione nasce l’idea di programmare le proprie attività in modo tale da poter gestirle progressivamente prima che diventino urgenti, ovvero “troppo prossime alla loro scadenza”. Qualcuno obietterà che è impossibile programmare tutte le attività, dal momento che nell’ambito sia professionale che personale, ci sono una miriade di imprevisti pronti a “sabotare” i nostri buoni propositi. Ma il punto è proprio questo! Proprio perché esistono una miriade di imprevisti non programmabili e pronti a far saltare i nostri piani, diventa di vitale importanza avere tali piani! Immaginate infatti il risultato disastroso che si avrebbe se gli imprevisti ci impedissero di portare a termine proprio le attività più importanti e vitali che noi, per nostra libera scelta, abbiamo deciso di posticipare. Così come anche di fronte ad una scadenza imminente può risultare più opportuno dedicarsi ad altra attività se questa risulta essere più importante e “vitale” rispetto a quella prossima alla scadenza (interrompere una determinata attività per dedicarsi ad un’altra che andrebbe conclusa entro un determinato orario potrebbe non essere la scelta migliore, perché il “danno” conseguente dal non dedicarsi alla prima potrebbe essere ben maggiore del “danno” derivante dal non portare a termine la seconda! Nella mia attività quotidiana di formatore mi sono trovato molto spesso di fronte a professionisti che mi hanno candidamente confidato: “nell’ aprire la mia posta elettronica mi sembra coretto leggere le e mail secondo l’ordine del loro arrivo..”, oppure: “dovendo effettuare due visite a clienti, preferisco andare prima da Tizio e poi da Caio, perché Tizio è più simpatico e mi mette di buon umore, mentre Caio è più “impegnativo” e antipatico..”. Capite bene che non può essere questo il criterio di gestione del tempo! Perché nel leggere le e mail dovremmo chiederci: “qual è prioritario che legga prima? A chi devo rispondere prima? Quale e mail posso anche non leggere o leggere più tardi?”. Allo stesso modo, per le visite a clienti, dovremmo chiederci: “qual è il cliente più importante da visitare per primo? Se subentrasse un imprevisto e fossi costretto a perdere una delle due visite, quale perdita sarebbe meno grave delle due? Dovendo programmare una visita alla mattina e una al pomeriggio, quale cliente è più probabile che trovi maggiormente disponibile alla mattina e quale al pomeriggio?”.

Anche per gli studenti valgono gli stessi presupposti per la gestione del tempo.

Avendo tempo ed energie limitati per preparare gli esami, e dovendo spesso preparare più esami contemporaneamente, è fondamentale programmare non solo la mole di studio quotidiano in vista della scadenza degli esami, ma anche l’ordine di tale studio. Cioè diventa vitale cosa studiare prima e quando, in riferimento alle ore della giornata. Se poi consideriamo che anche gli studenti devono fare i conti con imprevisti quotidiani è facile comprendere che una buona programmazione dello studio deve considerare di non poter contare su tutte le ore teoriche libere.. bensì su molte meno! Se si hanno sessanta giorni per preparare un esame non è ottimale suddividere tale mole di studio per sessanta giorni, bensì considerare di doverla terminare in almeno tre quarti del tempo. In questo modo, se non ci sono imprevisti, si avrà più tempo per ripassare e approfondire ulteriormente, mentre se ci saranno imprevisti, questi non comprometteranno la tabella di marcia ipotizzata. Se si vuole realmente prendere consapevolezza della propria attitudine e abilità nella gestione del tempo è possibile svolgere un’utile analisi, semplice quanto “potente”. E’ necessario semplicemente un foglio e una penna (chi preferisce può utilizzare un computer), sul quale creare un semplice schema fatto di sette colonne e una decina di righe. In testa alle colonne scriverà il giorno della settimana, mentre in orizzontale riporterà le fasce orarie, dalle 08:00 alle 09:00, dalle 09:00 alle 10:00 e così via. L’obiettivo di tale lavoro è quello di riportare fedelmente le attività svolte in ciascuna fascia oraria o frazione di essa. Fedelmente significa scrivere esattamente e sinceramente cosa si è fatto nei minuti di ciascuna fascia oraria. Se si avrà il “coraggio” di annotare tutto ciò che si pratica nel corso delle 8-10 ore quotidiane “lavorative”.. si scoprirà come si impiega il proprio tempo. E premetto che potrebbe trattarsi di una “cruda” scoperta! Perché riportare fedelmente in una tabella le proprie attività (tutte!), significa scrivere anche “telefonate personali”, “navigazione di svago su internet”, “lettura e scrittura di e mail di piacere”, “pause caffè”, “attività superflue”, “tempi morti”. E potrebbe meravigliare notevolmente la presa di consapevolezza di quante preziose ore della nostra vita professionale e personale siano dedicate ad attività a bassissimo “valore aggiunto”! Allo stesso tempo si avrebbe una ben precisa fotografia delle propria capacità di svolgere le diverse attività secondo l’ordine della “priorità”, piuttosto che del “piacere” o dell’abitudine. Il tempo è cosa ne facciamo di esso. Essendo la nostra vita scandita del tempo..la vita stessa è ciò che ne facciamo di essa. Buona gestione del tempo e della vostra vita!

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